نحوه رسیدگی به کمبودها و آسیب های حمل و نقل در محموله های عمده فروشی محصولات حیوانات خانگی

 

 

تطبیق تحویل در مقابل سفارش خرید

با مقایسه محموله تحویل شده با اسناد تجاری شروع کنید. تصور نکنید که تعداد کارتن به تنهایی تایید کننده کامل بودن سفارش است.

سوابق زیر را بررسی کنید:

سفارش خرید: مقادیر توافق شده برای هر محصول، رنگ، اندازه و SKU را تأیید کنید.

لیست بسته بندی: مقادیر اعلام شده برای کارتن های جداگانه و تغییرات محصول را بررسی کنید.

فاکتور تجاری: مقادیر فاکتور و توضیحات محصول را بررسی کنید.

اسناد حمل و نقل: تعداد بسته های ثبت شده برای حمل را تأیید کنید.

به عنوان مثال، یک خریدار ممکن است 2000 افسار سگ در چهار رنگ سفارش دهد. این محموله می تواند حاوی تعداد مورد انتظار کارتن باشد در حالی که هنوز تعداد واحدهای یک رنگ کمتر از سفارش داده شده باشد.

به جای گزارش تنها کمبود کلی، اختلافات را در سطح SKU ثبت کنید. این امر تشخیص اینکه کدام محصولات تحت تأثیر قرار می گیرند و اینکه آیا تفاوت مربوط به کارتن خاص، تنوع محصول یا کل محموله است، آسان تر می شود.

 

تعیین کنید کدام طرف ممکن است مسئول باشد

عدم تطابق به طور خودکار نشان نمی دهد که سازنده مقدار اشتباهی را ارسال کرده است. علت ممکن است شامل بسته بندی، حمل و نقل انبار، حمل و نقل، بازرسی گمرکی یا عملیات دریافت باشد.

قبل از تعیین مسئولیت، شواهد موجود را بررسی کنید.

اختلاف بسته بندی احتمالیممکن است نیاز به بررسی سوابق بسته بندی تامین کننده، مقادیر کارتن و اسناد ارسال داشته باشد.

ادعای خسارت حمل و نقل احتمالیبسته به ترتیب حمل و نقل و شرایط قابل اجرا، ممکن است خریدار از خریدار بخواهد که با شرکت حمل‌ونقل، حمل‌ونقل یا بیمه‌گر بار تماس بگیرد.

احتمال مغایرت انبارممکن است نیاز به بررسی سوابق تخلیه، تعداد کارتن در هنگام ورود، و مراحل دریافت داخلی داشته باشد.

قانون توافق شده اینکوترمز، قرارداد حمل و نقل، پوشش بیمه، و مهلت‌های مربوط به خسارت می‌تواند بر این موضوع تأثیر بگذارد که چه کسی خطرات خاص را متحمل می‌شود و کدام طرف باید اقدامی انجام دهد. خریداران باید قرارداد واقعی را بررسی کنند نه اینکه فرض کنند تامین کننده یا حامل به طور خودکار مسئول است.

هنگامی که مسئولیت نامشخص است، شواهد را حفظ کنید و فوراً به طرف های مربوطه اطلاع دهید.

یک ادعای قابل تأیید ارسال کنید

یک ادعای مفید باید مغایرت را به گونه ای توضیح دهد که طرف دیگر بتواند بدون درخواست مکرر اطلاعات اولیه تأیید کند.

شامل:

شماره سفارش خرید و مرجع ارسال.

نام محصول، SKU، رنگ و اندازه در صورت لزوم.

مقدار سفارش داده شده، مقدار ارسال و مقدار دریافتی.

تعداد واحدهای مفقود یا آسیب دیده

شماره کارتن و عکس های مربوطه.

کپی لیست بسته بندی و سایر اسناد پشتیبانی.

قطعنامه پیشنهادی و تاریخی که تا آن زمان نیاز به پاسخ است.

فقط از ارسال پیامی مانند «برخی از محصولات گم شده اند» یا «کارتن ها آسیب دیده رسیدند» خودداری کنید. این توصیفات موارد آسیب‌دیده را شناسایی نمی‌کنند یا مقیاس مشکل را مشخص نمی‌کنند.

یک گزارش مختصر و مبتنی بر شواهد به تأمین‌کننده و طرف‌های تدارکات اجازه می‌دهد تا همان حقایق را بررسی کنند.

بر روی یک قطعنامه عملی توافق کنید

راه حل مناسب به علت، قرارداد، ارزش کالاهای آسیب دیده و نیازهای تجاری فوری خریدار بستگی دارد.

ترتیبات ممکن عبارتند از:

جایگزینی واحدهای گمشده یا آسیب دیده تایید شده

اعتبار در برابر سفارش خرید آینده

بازپرداخت یا تعدیل مالی دیگر در صورت توافق

ادعای رسمی از طریق حامل یا بیمه گر مسئول

قبل از توافق بر سر راه حل، مقدار تحت پوشش، ارزش مالی، هزینه های اضافی حمل و نقل و تاریخ تکمیل مورد انتظار را تأیید کنید.

در صورت نیاز به محصولات جایگزین، مشخص کنید که آیا آنها باید جداگانه وارد شوند یا می توانند در محموله برنامه ریزی شده بعدی گنجانده شوند. اعتبار سفارش آینده ممکن است کارهای اداری را کاهش دهد، اما ممکن است کمبود فوری سهام را حل نکند.

برای برنامه های عمده فروشی تکراری، قطعنامه توافق شده را در برابر سفارش خرید اصلی مستند کنید. این یک سابقه واضح برای حساب های پرداختنی، تطبیق موجودی، و سفارشات بعدی ایجاد می کند.

ادعا را فقط پس از مطابقت سوابق ببندید

یک ادعا نباید صرفاً به این دلیل که طرفین ایمیل رد و بدل کرده اند حل شده تلقی شود.

تأیید کنید که محموله جایگزین رسیده است، اعتبار در حساب منعکس شده است یا بازپرداخت توافق شده دریافت شده است. سیستم موجودی را به روز کنید و اسناد پشتیبانی نهایی را حفظ کنید.

برای خریدهای مکرر، مغایرت‌های مکرر را بر اساس ارسال و SKU محصول ثبت کنید. چندین رویداد مجزا ممکن است الگویی را نشان دهد که ارزش بررسی دارد، اما نتیجه گیری باید بر اساس شواهد مستند باشد تا یک تحویل آسیب دیده.

فرآیند دریافت و ادعای مستمر به واردکنندگان کمک می کند تا از سوابق موجودی محافظت کنند، تلفات قابل اجتناب را کنترل کنند و ارتباطات واضح تری را در سراسر زنجیره تامین حفظ کنند.

سوالات متداول

 

 

با تامین‌کننده‌ای کار کنید که از پاک کردن سوابق سفارش پشتیبانی می‌کند

برای واردکنندگان و خریداران عمده‌فروشی که یقه‌های سفارشی حیوانات خانگی، بند‌ها، بند‌ها و محصولات با روکش PVC/TPU را تامین می‌کنند، مشخصات محصول واضح، سوابق در سطح کارتن و مقادیر ارسالی مستند به آسان‌تر شدن تطبیق سفارش کمک می‌کنند.

GH Material برای خریداران B2B خارج از کشور، محصولات حیوانات خانگی و روکش‌های بافته شده را تامین می‌کند. هنگام بحث در مورد سفارش عمده فروشی یا سفارشی، خریداران می توانند مشخصات محصول، مقادیر، الزامات بسته بندی و اسناد حمل و نقل را قبل از تولید و ارسال تایید کنند.

با GH Material تماس بگیرید تا در مورد نیازهای عمده فروشی محصول حیوان خانگی خود صحبت کنید.